گام سي و ششم

 

مهندسي مجدد چيست ؟

هر سازمان و يا شركت ، يك نهاد اجتماعي است كه مبتني بر هدف بوده و داراي سيستمهاي فعال و هماهنگ است و با محيط خارجي ارتباط دارد . در گذشته ، هنگامي كه محيط نسبتا باثبات بود بيشتر سازمانها براي بهره‌برداري از فرصتهاي پيش‌آمده به تغييرات تدريجي و اندك اكتفا مي‌كردند ؛ اما با گذشت زمان ، در سراسر دنيا سازمانها دريافته‌اند كه تنها تغييرات تدريجي راهگشاي مشكلات كنوني آنان نيست و گاهي براي بقاي سازمان لازم است تغييراتي به صورتي اساسي و زيربنايي در سازمان ايجاد شود . امروزه در سراسر دنيا اين تغييرات انقلابي را با نام مهندسي مجدد مي شناسند ؛ مهندسي مجدد (BPR) روندي است كه در آن وظيفه‌هاي فعلي سازمان جاي خود را با فرايندهاي اصلي كسب‌وكار عوض كرده و بنابراين ، سازمان از حالت وظيفه‌گرايي به سوي فرايند‌محوري حركت مي‌كند . همين امر موجب سرعت بخشيدن به روند كسب‌وكار و كاهش هزينه‌ها و درنتيجه رقابتي‌تر شدن سازمان مي‌گردد .

‌مهندسي‌ مجدد يعني‌ آغازي‌ دوباره ، فرصتي‌ ديگر براي‌ بازسازي‌ فرايندها و دوباره‌سازي‌ روشهاي‌ كار . مهندسي‌ دوباره‌ به‌معناي‌ كنار گذاشتن‌ بخش‌ بزرگي‌ از دانش‌ و يافته‌هاي‌ صدسال‌ اخير مديريت‌ صنعتي‌ و شكستن‌ فرضيات‌ و قواعد قبول‌‌شده‌ داخل‌ سازمان است . در اين‌ رويكرد ، روش‌ انجام‌ كار در دوره‌ توليد انبوه و عنوانهاي‌ كهن‌ و ترتيبات‌ سازماني‌ گذشته‌ همچون بخش‌بندي‌ اداره ، شرح‌ وظايف ، و استانداردسازي از اهميت‌ مي‌افتند ؛ آنها ساخته‌ دوره‌اي‌ هستند كه‌ ديگر سپري‌ شده‌ است .‌ ‌اساس‌ مهندسي‌ مجدد بر بررسيهاي‌ مرحله‌اي‌ و حذف‌ مقررات‌ كهنه‌ و تصورات‌ بنياديني‌ استوار است‌ كه‌ زمينه‌ساز عملكرد كسب‌وكار كنوني‌اند . اكثر شركتها انباشته‌ از مقررات‌ نانوشته‌اي‌ هستند كه‌ از دهه‌هاي‌ پيشين‌ بر‌جا مانده‌اند . اين‌ مقررات‌ بر پايه‌ فرضهايي‌ درباره‌ فناوري ، كارمندان و اهداف سازمان‌ به‌‌وجود آمده‌اند كه‌ ديگر كاربردي‌ ندارند ؛ تا هنگامي‌ كه‌ اين‌ شركتها اينگونه‌ مقررات‌ را از سر خود باز نكنند هرگونه‌ بازسازي‌ و نوسازي‌ بي‌تاثير بوده‌ و همانند گردگيري‌ ميز و صندليها در ساختمانهاي‌ ويرانه‌ خواهد بود .

مهندسي‌ مجدد عبارت‌ است‌ از بازانديشي‌ بنيادين‌ و ريشه‌اي‌ فرايندها براي‌ دستيابي‌ به‌ پيشرفتي‌ شگفت‌انگيز در معيارهاي‌ حساسي‌ چون‌ كيفيت‌ و سرعت‌ خدمات .  اگر تنها يك‌ سرانجام‌ غيرقابل‌‌قبول‌ وجود داشته‌ باشد آن‌ است‌ كه‌ همه‌ شركتها و سازمانها و از جمله‌ دولتها امروزه‌ ناچارند كه‌ خود را از نو تعريف‌ كنند . نيروهاي‌ زيربنايي‌ نقش‌آفرين‌ كنوني‌ روشن‌تر از آن‌ هستند كه‌ دست‌ از آينده‌ بردارند . سازمانهاي‌ تازه ، شركتهايي‌ خواهند بود كه‌ به‌طور مشخص‌ براي‌ بهره‌برداري‌ در جهان‌ امروز و فردا طراحي‌ مي‌شوند و نهادهايي‌ نيستند كه‌ از يك‌ دوران‌ اوليه‌ و باشكوه‌ كه‌ ربطي‌ به‌ امروز ندارند انتقال‌ يابند .

در مهندسي مجدد اعتقاد براين است كه مهندسي مجدد را نمي‌توان با گامهاي كوچك و محتاط به اجرا درآورد . اين قضيه همان قضيه صفر يا يك است ؛ به عبارت ديگر يا تغييري تحقق نيابد و يا در صورت تحقق از ريشه و بنيان تغيير حاصل گردد . مهندسي مجدد به اين معنا نيست كه آنچه را كه از پيش وجود دارد ترميم كنيم يا تغييراتي اضافي بدهيم و ساختارهاي اصلي را دست نخورده باقي بگذاريم ؛ مهندسي مجدد يعني از نقطه صفر شروع كردن ، يعني به كنار نهادن روشهاي قديمي و افكندن نگاهي نو به كار .

مهندسي مجدد در پي اصلاحات جزيي و وصله‌كاري وضعيت موجود و يا دگرگونيهاي گسترشي كه ساختار و معماري اصلي سازمان را دست‌نخورده باقي مي‌گذارد ، نخواهد بود . مهندسي مجدد در پي آن نيست كه نظام موجود را بهبود بخشيده و نتيجه كار را بهتر كند . مهندسي مجدد به معناي ترك كردن روشهاي ديرپا و كهنه و دستيابي به روشهاي تازه‌اي است كه براي توليد كالاها و خدمات شركت و انتقال ارزش به مشتري لازم هستند . شركتها بايد از خود بپرسند اگر با آگاهيهاي گسترده امروزي و در اختيار داشتن فناوريهاي نوين مي خواستيم شركتي برپا كنيم ، آنرا چگونه مي‌ساختيم .

مهندسي مجدد را با نامهاي متفاوتي مي‌توان شناخت ، نامهايي از قبيل طراحي مجدد فرايندهاي اصلي (كالپان و مورداك) ، نوآوري فرايندي (داونپورت) ، طراحي مجدد فرايندهاي كسب‌وكار (داونپورت و شورت ، ابلنسكي) ، مهندسي مجدد سازمان (لوونتال ، هامر و چمپي) ، طراحي مجدد ريشه‌اي (جوهاتسون) و معماري مجدد سازمان (تالوار) همگي از نامهايي هستند كه مقوله مهندسي مجدد را معرفي كرده‌اند .

پس چنانچه از ما خواسته ‌شود تعريف كوتاهي از مهندسي مجدد به عمل آوريم پاسخ مي‌دهيم :

همه چيز را از نو آغاز كردن .

در گام آتي از تاريخچه مهندسي مجدد خواهيم گفت ...

 

 

گام سي و هفتم

 

تاريخچه مهندسي مجدد به چه زماني باز مي‌گردد ؟

پيش‌زمينه مهندسي مجدد طرح مطالعاتي مديريت در دهه نود دانشگاه انستيتوي تكنولوژي ماساچوست (MIT) بوده است . مايكل همر نخستين نظريه‌پردازي است كه مفهوم مهندسي مجدد را مطرح كرد ؛ او با مقاله اتوماسيون كارساز نيست ، فعاليتهاي زايد را حذف كنيد ، در مجله Harvard Business Review در سال 1991 ، مهندسي مجدد را به جهان دانش مديريت معرفي كرد . سپس كتاب مهندسي مجدد ، منشور انقلاب سازماني را با كمك جيمز چمپي در سال 1993 نوشت و مهندسي مجدد را در قالب يك تئوري تشريح كرد .

مهندسي مجدد مشهورترين و جنجال برانگيزترين نظريه مديريتي در طول سالهاي اخير بوده است . مهندسي مجدد ، اصل مشهور و چندصدساله تقسيم كار آدام اسميت را به‌آساني نقض نمود . مباحث بسياري پيش از سال 1991 در خصوص بازسازي سازمان و مديريت مطرح بود مثل بهبود سازمان مديريت ، مديريت تغيير ، كايزن ، مديريت كيفيت فراگير ، نوآوري و ... كه مديران و نظريه‌پردازان مديريت را به خود مشغول كرده بود ؛ اما آنچه كه مهندسي مجدد را از ساير متدهاي مديريتي پيش از خود متمايز ساخت و آنرا به عنوان يك تئوري انقلابي در سازمانها و مباحث مديريتي مطرح كرد شيوه بديع مهندسي مجدد بود كه براساس بررسي و اصلاح فرايند طرح‌ريزي مي‌شد .

در گام آتي شماري از ويژگيها و مزاياي مهندسي مجدد را برخواهيم شمرد ...

 

 

گام سي و هشتم

 

ويژگيها و مزاياي مهندسي مجدد كدامند ؟

در تعريف مهندسي مجدد از اهميت كاركردي آن و نقش رو به گسترش مهندسي مجدد در دنياي امروز سخن گفتيم ؛ در اين گام چند نمونه از مزايا و ويژگيهاي مهندسي مجدد را برمي‌شمريم :

1- يکپارچگي مشاغل : اساسی‌ترين وجه مشترکي که در اثر مهندسي مجدد پيدا می‌شود حذف خط مونتاژ است . بسياري از مشاغل و وظايف مشخص گذشته در هم ادغام و يکي می‌شوند . در همه سازمانهايي که به مهندسي مجدد دست می‌زنند وظايف جداگانه خدمت به مشتري ، در يک پست گرد آمده و مسئول مشخصي در آن مشغول به کار مي‌شود.

2- کارمند‌محوري : شرکت‌هايي که مهندسي مجدد را بکار بسته‌اند فرايندهاي کار را نه تنها به صورت افقي بلکه به صورت عمودي به يكديگر فشرده‌اند . فشردگي عمودي ساختار شرکت بدين معنيست که کارکنان شرکت ، ديگر نياز ندارند تا مانند گذشته براي کسب تکليف همواره به سوي بالاي هرم مديريت بنگرند . اينک فرايند کار در دستيابي به تاخير کمتر ، هزينه کمتر ، پاسخ‌گويي بهتر و سريعتر به مشتري و تواناتر شدن کارکنان در انجام مسئوليتهاشان خلاصه مي‌شود .

3- جريان طبيعي فرايندها : مهندسي مجدد سبب می‌شود تا روند طبيعي پيشرفت کار  ، جايگزين دستورهاي ساختگي و از پيش‌نهاده ، شود . اين امر موجب می‌گردد که چندين مرحله همزمان با هم پيش روند ؛ همچنين زمان‌هاي تلف شده ميان پايان يک مرحله و آغاز مرحله بعد حذف می‌گردد .

4- ارجاع منطقي امور : ويژگي مهندسي مجدد عبور کار از مرزهاي سازماني است ، در سازمانهاي سنتي ، انجام کار برعهده متخصصان سازمان است اما در مهندسي مجدد ارتباط بين فرايند و سازمانها کاملا دگرگون می‌شود .

5- کاهش بازرسي و کنترل : مهندسي مجدد به جاي کنترل دقيق کارهاي در حال اجرا به بازرسي نهايي پرداخته و موارد جزئي را ناديده می‌گيرد . اين نظام بازرسي و کنترل بيش از پيش‌گيري از تخلفات ، با کاستن شگفت‌آور هزينه ، به هدف نهايي کنترل کمک می‌نمايد .

6- کاهش موارد اختلاف : يکي ديگر از امتيازهاي مهندسي مجدد ، کاستن از موارد حل اختلاف است ؛ در اين فرايند ، تماسها و دريافت اسناد گوناگون از بيرون به کمترين اندازه می‌رسد و در نتيجه امکان ايجاد اختلاف و برخورد کمتر مي‌شود .

7- امکان ايجاد تمرکز و تمرکززدايي : شرکت‌هايي که به مهندسي مجدد سازمان دست زده‌اند ، توان ترکيب و بهره‌گيري از امتيازهاي تمرکز و عدم‌تمرکز بصورت همزمان در يک فرايند را يافته‌اند . فناوري اطلاعات به شرکت‌ها اين امکان را داده است تا واحدهاي مختلف ، همانند سازمان‌هاي کاملا مستقل عمل نمايند ؛ در حالي که در همان حال ، داشتن پايگاه کامپيوتري که حاوي همه اطلاعات موجود در شرکت است مزاياي سازمانهاي متمرکز را نيز براي سازمان به ارمغان می‌آورد .

در گام آتي انواع تغييرات ناشي از پياده‌سازي مهندسي مجدد را بيان مي نماييم ...

 

 

گام سي و نهم

 

انواع تغييرات ناشي از پياده‌سازي مهندسي مجدد كدامند ؟

با اجراي مهندسي مجدد در سازمان ، تغييراتي ريشه‌اي ، اصولي و چشمگير پديد خواهد آمد . در اين گام به ذكر انواع ممكن براي اين تغييرات مي‌پردازيم :

1- تغييرات واحدهاي كاري از قسمتهاي اجرايي به گروههاي فرايندي : شركتهايي كه مهندسي مجدد مي‌كنند ، عملا كاري را كه آدام اسميت سالها پيش به اجزاي كوچك تقسيم كرده بود دوباره به يكديگر پيوند مي‌دهند . هنگامي كه آنان مجددا به يكديگر مي‌پيوندند ، آنان را گروه فرايندي نام مي‌دهيم . به عبارت ديگر گروه فرايندي واحديست كه به طور طبيعي در كنار هم قرار مي‌گيرند تا يك كار كامل يعني يك فرايند را اجرا كنند .

2- تغييرات مشاغل از وظايف ساده به كار چندبعدي : اشخاصي كه در گروههاي فرايندي كار مي‌كنند كارشان را با مشاغلي كه به آنها خو گرفته بودند متفاوت مي‌بينند . مهندسي مجدد كار زايد را حذف مي‌كند . بيشتر كارهاي مربوط به بازرسي ، انتظار ، رفع مغايرت ، پيگيري و نظارت يعني كارهاي غيرمولدي كه به خاطر مرزهاي موجود در سازمان و به منظور جبران ناشي از تقسيم فرايند وجود دارد ، از طريق مهندسي مجدد حذف مي شود ؛ اين به معناي آن است كه اشخاص وقت بيشتري را صرف كار واقعي مي‌كنند . پس از مهندسي مجدد كار رضايت‌بخش‌تر مي‌شود ، چرا كه كارگران از كار خود به احساس بزرگتري دست مي‌يابند و آن احساس تكميل و پايان انجام كار است .

3- تغييرات مربوط به نقشهاي شخص ، از شخص تحت‌نظارت به شخص صاحب‌اختيار : شركتهايي كه مهندسي مجدد شده‌اند كاركناني را كه بتوانند از مقررات تبعيت كنند نمي‌خواهند ، آنها كساني را مي‌خواهند كه مقررات متعلق به خودشان را به وجود آورند .

4- تغييرات مربوط به آمادگي براي كار از آموزش به تحصيلات رسمي : اگر كار در فرايند مهندسي مجدد شده ايجاب نمايد كه افراد از مقررات تبعيت نكنند ، آن وقت كاركنان نياز به تحصيلات كافي دارند تا اينكه بتوانند تشخيص دهند كار درست چيست ؛ آموزش ، مهارتها و شايستگي‌ها را افزايش مي‌دهد و به كاركنان چگونگي يك كار را مي‌آموزد ؛ تحصيلات بصيرت و درك آنان را بالا مي‌برد و چرايي كار را تعليم مي‌دهد .

5- تغييرات معيارهاي عملكرد و پرداخت دستمزد از فعاليت به نتيجه فعاليت : پرداخت به كاركنان بر اساس سمت يا تجربه در سازمان مغاير با اصول مهندسي مجدد است ؛ پرداخت مي‌بايد با توجه به نتيجه فعاليت باشد .

6- تغييرات ملاك ترفيع از عملكرد به توانايي : تصور متعارف اين است كه اگر عنصري شيميدان خوبي به‌شمار مي‌رود ، براي شيميدانها مدير خوبي نيز خواهد بود ؛ اينگونه‌ تصورات اغلب اشتباه از آب درمي‌آيند و مي‌توانند مديري نالايق را نصيب شركت نمايند .

7- تغييرات در مديران ، از سرپرست به مربي : گروههاي فرايندي كه شامل يك يا چند نفر هستند نيازي به رييس ندارند ؛ آنان به مربي نياز دارند . گروهها از مربيان خويش خواهان اندرز هستند ؛ مربيان به گروهها كمك مي‌كنند تا مسائل را حل كنند .

8- تغييرات ساختار سازماني از سلسله‌مراتبي به مسطح : در شركتهايي كه مهندسي مجدد كرده‌اند ساختار سازماني آنچنان موضوع مهمي نيست ؛ كار در اطراف فرايندها و گروههايي سازمان مي‌يابد كه آنرا انجام مي‌دهند . كاركنان با هركسي كه نياز داشته باشند ارتباط برقرار مي‌كنند ؛ كنترل به افرادي واگذار مي شود كه فرايند را اجرا مي‌نمايند .

در گام آتي دلايل رويكرد سازمانها به مهندسي مجدد را بيان خواهيم نمود ...

 

 

گام چهلم

 

رويكرد سازمانها به مهندسي مجدد از چه عواملي سرچشمه مي‌گيرد ؟

امروزه مهندسي مجدد به يكي از داغترين بحثهاي مديريتي تبديل شده است . كارشناسان مهندسي مجدد را به عنوان كشتي نجات براي سازمانهاي در حال نابودي و غـرق شدن مي‌دانند ، اما به راستي چرا مهندسي مجدد ؟ علل روي آوردن سازمانها به مهندسي مجدد مي‌تواند وابسته به عوامل خارجي يا عوامل داخلي سازمان باشد . با ايجاد بهبود در فرايندها مي‌توان در كوتاه‌مدت سازمان را نجات داده و جايگاه نسبتا قابل قبولي براي سازمان ايجاد كرد اما چنانچه سازمان براي بلندمدت خود اهدافي دارد مي‌بايست جايگاه خود را به كلاس جهاني برساند و اين امر جز از طريق مهندسي مجدد فرايندها حاصل نخواهد شد . در اين گام به بررسي عوامل خارجي و داخلي يا پيشرانه‌هاي موثر در روي آوردن سازمانها به مهندسي مجدد و انتخاب آن به عنوان راه نجات سازمان ، مي‌پردازيم :

الف - عوامل خارجي :

با مشاهده سطح رقابت افزايشي در بازارهاي جهاني نياز به نوآوري در سازمان بيشتر ملموس مي‌شود تا سازمان بتواند خدمات يا محصولات با استانداردهاي جهاني و قابل رقابت توليد كند . بنابراين ، افزايش دانش و همچنين هماهنگي بين فرايندهاي سازمان از بزرگترين چالشهاي سازمانهاي امروزي به شمار مي‌رود . مهندسي مجدد مي‌تواند به عنوان ابزاري جهت بهبود شگرف در عملكرد به كار رود . رشد فناوري اطلاعات نيز به عنوان يكي ديگر از عوامل انتخاب مهندسي مجدد سازمانها به حساب مي‌آيد . اهميت فناوري اطلاعات امروزه به گونه‌اي است كه تقريبا هر وظيفه‌اي در سازمان به نحوي با آن سروكار خواهد داشت . رشد روزافزون فناوري اطلاعات به گونه‌اي است كه مي‌تواند به عنوان عامل تسهيل‌كننده جهت توسعه شكل جديد سازمان و معماري آن باشد . تغييرات سريع فناوري اطلاعات ، سازمانها را وادار مي‌كند تا بروز باشند و ارتباطات را سريعتر و مطلوبتر به‌ انجام رسانند . شرايط متغير و غيرقابل پيش‌بيني در محيط بازار ، زندگي اجتماعي ، امور فني و سازماني ، تغييرات اقتصادي ، مقررات و قواعد جديد از ديگر عوامل انتخاب مهندسي مجدد توسط سازمانها هستند . به طور خلاصه عوامل يا پيشرانه‌هاي خارجي انتخاب مهندسي مجدد عبارتند از :

1- افزايش سطح رقابت در بازارهاي جهاني .

2- تغييرات نياز مشتريان .

3- افزايش سطح انتظارات مشتريان .

4- پيشرفتهاي حاصل‌شده در فناوري اطلاعات .

5- محيط متغير و نامطمئن امروزي .

ب - عوامل داخلي :

عوامل داخلي نيز مي‌توانند از علتهاي انتخاب مهندسي مجدد براي سازمانها بشمار روند . تغيير در استراتژيهاي سازمان مي‌تواند به عنوان عاملي جهت تحريك سازمانها در انتخاب مهندسي مجدد براي ادامه مسير باشد . تغييرات در ساختار سازماني نيز ممكن است ضرورت ايجاد تغييرات در فرايندها را ملموس‌تر سازد . يك مثال ديگر از عوامل داخلي مي‌تواند ضرورت ساده‌سازي امور به شمار رود . ساده‌سازي مي‌تواند در مواردي چون سطوح عملكرد بهتر ، زير ذره‌بين بردن موارد عدم كارايي و كاهش پيچيدگي كاربرد داشته باشد . تغييرات موردنظر در فرايندها ، روشها ، مهارتها و رفتارها نيز مي‌توانند به عنوان عوامل داخلي در انتخاب مهندسي مجدد به شمار روند .

به طور خلاصه عوامل يا پيشرانه هاي داخلي مهندسي مجدد عبارتند از:

1- تغيير در استراتژيهاي سازمان .

2-تغيير ساختار سازماني .

3-ضرورت ساده‌سازي .

4- تغيير در فرايندها ، روشها ، مهارتها و رفتارها .

در گام آتي به تفاوتهاي طراحي مجدد و مهندسي مجدد خواهيم پرداخت …

 

 

گام چهل و يكم

 

تفاوت طراحي مجدد و مهندسي مجدد در چيست ؟

واژه‌هاي طراحي مجدد(Redesign)  و مهندسي مجدد (Reengineering) گاهي اوقات به‌جاي يكديگر بكار مي‌روند ؛ اگرچه نتايج موردنظر اين دو ظاهرا يكسان به نظر مي‌رسند اما اين دو واژه تفاوت زيادي با يكديگر دارند ؛ فرايند طراحي مجدد روشي سيستماتيك است كه درصدد تسهيل و ساده كردن فرايندهاي فعلي شركت است در حاليكه مهندسي مجدد فرايندهاي جديدي ايجاد مي‌نمايد و باعث تغييرات ريشه‌اي و نوآورانه در شيوه‌هاي كسب‌وكار مي‌گردد . كارشناسان معتقدند كه طراحي مجدد فرايند هنگامي اتفاق افتاده است كه تقريبا ده الي بيست درصد جريان كار تغيير يابد و مهندسي مجدد هنگامي اتفاق افتاده است كه هفتاد الي صد درصد فرايندهاي كار تغيير يافته باشند .

 

                                تفاوت ميان طراحي مجدد و مهندسي مجدد

 

در گام آتي نقش فناوري اطلاعات در مهندسي مجدد را تبيين خواهيم نمود ...

 

 

گام چهل و دوم

 

نقش فناوري اطلاعات در مهندسي مجدد

شركتي كه نتواند ديدگاه خود را در مورد تكنولوژي دگرگون كند توان دست زدن به مهندسي مجدد كسب‌وكار خود را نيز نخواهد داشت ، وضع شركت‌هايي هم كه تكنولوژي اطلاعات را برابر با خود كاركردن دانسته و يا نخست در پي شناخت مشكل و سپس يافتن تكنولوژي لازم براي حل آن هستند نيز چنين است . بهره‌گيري از فناوري اطلاعات به عنوان دستيار و آسان‌كننده كار يكي از نيازهاي اساسي مهندسي مجدد است . تفكر عيني يعني تعريف مساله و سپس يافتن يك و يا چند راه‌حل ، براي بيشتر مديران ارشد آسان است ولي بكارگيري فناوري اطلاعات در روند مهندسي مجدد ، نيازمند تفكر استنتاجي است ؛ بدين معني كه نخست يك عامل نيرومند و سازنده را پيدا كنيم و سپس به جستجوي مساله‌هايي بپردازيم كه عامل ياد شده توانايي حل آنها را دارد . اشتباه بزرگ بيشتر شركت‌ها اين است كه فناوري را با ديد فرايند موجود خود مي‌نگرند . آنها از خود مي‌پرسند : چگونه مي‌توانيم از توانايي‌هاي يك تكنولوژي تازه براي پيشبرد ، بالا بردن و بهتر كردن آنچه اكنون انجام مي‌دهيم استفاده كنيم ؟ در حاليكه بايد چنين پرسشي را طرح نمايند كه چگونه مي‌توانيم فناوري را به كار گيريم تا آنچه را اكنون در توانمان نيست انجام دهيم ؟ مهندسي مجدد ، در پي نوآوريست ؛ اين فرايند مي‌خواهد با دستيابي به آخرين يافته‌هاي تكنولوژي به هدفهاي كاملا تازه‌اي برسد . يكي از دشوارترين بخش‌هاي مهندسي مجدد ، تشخيص توانمنديهاي نو و بي‌سابقه تكنولوژي به جاي بهره‌گيري از توانايي‌هاي شناخته شده آن است . خريداري تكنولوژي موجود كاري چندان برجسته نيست بلكه بايد جنبه‌هاي نهفته و خلاقيت‌هاي تازه را كشف و استفاده كرد . پايگاه‌هاي اطلاعاتي نوين ، امكان دسترسي به آگاهيهايي را كه در گذشته ويژه مديريت بود براي همه كاركنان فراهم كرده است ؛ دسترسي به اطلاعات همراه با ابزار تجزيه‌وتحليل و نمونه‌سازي كه كار با آنها بسيار آسان طراحي شده است تواناييهاي گسترده‌اي براي تصميم‌گيري به كاركنان مي‌رساند . در مهندسي مجدد بايد دانست كه تكيه بر تكنولوژي به تنهايي كافي نبوده و لازم است تا از دانسته‌ها بسوي ناشناخته‌ها شتافت .

در گام آتي از كساني سخن خواهيم گفت كه پياده‌سازي مهندسي مجدد بر دوش آنانست ...

 

 

گام چهل و سوم

 

در يك سازمان ، چه كساني اجراي مهندسي مجدد را بر عهده دارند ؟ 

در شركت‌هايي كه به مهندسي مجدد پرداخته‌اند شاهد پيدايش نقش‌هاي زير به صورت مستقل و يا تركيبي هستيم :

1- راهبر :

اين فرد مجوز لازم را داده و انجام مهندسي مجدد را ممكن مي‌سازد . وي از مقامات ارشد شركت است كه اختيار زير و رو كردن سازمان را دارد و تا حدي بر كاركنان نفوذ دارد كه مي‌تواند آنها را به پذيرش آثار ويرانگر تشكيلات كنوني و در نتيجه اشتياق به مهندسي مجدد فرايندها فرا خواند . نقش آغازين راهبر الهام‌بخشي و انگيزش است ؛ رهبر همچنين بايستي محيط انجام مهندسي مجدد را آماده نمايد . رهبر مناسب تنها به اعتبار سمت اداري انتخاب نمي‌شود بلكه از نظر شخصيتي نيز بايد آينده‌نگر ، پرتحرك و هوشمند باشد ؛ فردي محافظه كار نمي‌تواند به چنين دگرگونيهايي دل داده و از آنها پشتيباني كند.

2- ناظر :

به نوعي مسئول انجام مهندسي مجدد در فرايند محسوب شده و بايستي از مديران ارشد و داراي احترام و نفوذ در شركت باشد . در حاليكه كار رهبر به راه‌انداختن كلي مهندسي مجدد است وظيفه ناظر نيز اجراي جزئي و دقيق برنامه در يك بخش معين است . اگر چه ناظر مجري مستقيم فعاليتها نبوده بلكه ناظر اجراي آنهاست اما با كامل شدن طرح مهندسي مجدد ، وظيفه ناظر پايان نمي‌يابد . در سازمانهاي فرايندگرا ، به جاي وظيفه‌ها و عوامل جغرافيايي ، فرايند پايه سازماندهي و تشكيلات است ؛ بنابراين همواره يك ناظر لازم است تا فرايند را زير نظر داشته و اجراي درست آنرا سرپرستي كند .

3- تيم مهندسي مجدد :

كار واقعي مهندسي مجدد و بار سنگين آن بر دوش اعضاي اين تيم است . هر تيم تنها مسووليت يك فرايند را در يك زمان بر عهده مي‌گيرد . در تشكيل اين تيم دو گروه افراد دروني و بيروني حضور دارند . افراد دروني كساني هستند كه وظايف موجود درون فرايند را عهده‌دار بوده و با آنها آشنايي دارند ؛ آنها از يك سو به تيم كمك مي‌نمايند تا مسير جريان را پيگيري نموده و مشكلات و راه‌بندهاي آنرا تشخيص دهند و از سوي ديگر ممكن است در بازانديشي و يافتن راه‌هاي تازه كمك كنند . افراد دروني به تنهايي نمي‌توانند به مهندسي مجدد يك فرايند بپردازند بلكه ديدگاه آنها محدود به فراينديست كه تا اندازه‌اي با آن آشنايند و نمي‌توانند ارتباط اين فرايند با كل سازمان را ارزيابي كنند ؛ اما افراد بيروني يا خارجي در عملكرد و كار جاري تيم مشاركت ندارند و بنابراين مي‌توانند ديدگاه گسترده‌تر و هدف‌هاي عاليتري براي آن داشته باشند . در شركت‌هايي كه براي نخستين بار به مهندسي مجدد دست مي‌زنند ، بهتر است كه اين افراد از خارج سازمان باشند .

در گام آتي با رويكردها و متدولوژيهاي گسترده و گوناگون اجراي مهندسي مجدد آشنا خواهيم شد ...

 

 

گام چهل و چهارم

 

با متدولوژيهاي گوناگون مهندسي مجدد آشنا شويم !

از آنجا كه نظريه مهندسي مجدد ، نظريه نسبتا جديدي براي بهبود كسب‌وكار است ، روشها و رويكردهاي آن همچنان در حال توسعه‌اند و از آنجا كه كاربرد مفاهيم مهندسي مجدد مي‌تواند فرم‌هاي مختلفي به خود بگيرد ، متدولوژيهاي آن نيز از يكديگر متمايزند ، زيرا تاكيد بر روي برخي فاكتورها در يك پروژه مهندسي مجدد تا پروژه ديگر فرق خواهد داشت .

رويكردها و متدولوژيهاي متفاوتي توسط محققان براي مهندسي مجدد ارائه شده است كه مي‌توان دسته‌بنديهاي مختلفي براي آنها در نظر گرفت . يك روش براي دسته‌بندي پروژه‌هاي مهندسي مجدد ، چگونگي تاكيد و تمركز آنها بر روي فاكتورهايي از قبيل فناوري اطلاعات ، استراتژي ، مديريت كيفيت ، عمليات و منابع انساني است . يك روش ديگر ، چگونگي نگرش متدولوژيها به ماهيت ابداعي مهندسي مجدد و ذاتي‌بودن آن است ؛ به عنوان مثال هامر و چمپي درجه وابستگي مهندسي مجدد به خلاقيت ، ابداع و تفكر نو را بسيار بيشتر از وابستگي به تجربيات جاري و گذشته مي‌دانند ؛ چنانكه معتقدند براي مهندسي مجدد ، سازمان مي‌بايست با يك صفحه سفيد آغازي دوباره داشته باشد . با چنين نگاهي تعريف يك رويكرد ساخت‌يافته براي مهندسي مجدد غيرممكن است . از طرف ديگر افرادي چون داونپورت ، شورت ، هاريسون و فيوري معتقد به تعريف چارچوبي مشخص براي مهندسي مجدد هستند و استفـاده از تجربيات در مهندسي مجدد را لازم دانسته و معتقدند براي انجام پروژه مهندسي مجدد ، ارائه طرحها و برنامه‌هاي كاري به همراه آموزش و انگيزش افراد الزامي ‌است ؛ در اين گام تلاش مي‌شود تا بعضي متدولوژيهاي ساخت‌يافته به طور خلاصه شرح داده شود ؛ به طور كلي ، متدولوژي مجموعه‌اي سازمان‌يافته از روشها ، تكنيك‌ها و ابزارهاست كه به منظور دستيابي به اهداف از پيش‌ تعيين‌شده ، توسعه يافته است .

براي اجراي مهندسي مجدد متدولوژيهاي ساخت‌يافته بسياري پيشنهاد شده است كه اغلب آنها اجزاء مشتركي داشته و اجراي مهندسي مجدد را به عنوان پروژه‌اي كه در سازمان از بالا به پايين تعريف مي‌شود نشان مي‌دهند . متدولوژيهاي معروف مهندسي مجدد عبارتند از :

 

1 - متدولوژي مهندسي مجدد كلين (Kelien,1994) :

گامهاي آن عبارتند از :

1-1- آماده‌سازي : در اين گام اعضاي پروژه مهندسي مجدد سازماندهي و فعال مي‌شوند .

1-2- تشخيص : توسعه مدلهاي مشتري‌مدار براي فرايندهاي كسب‌وكار .

1-3- انتخاب : انتخاب فرايندها براي مهندسي مجدد و تنظيمات لازم جهت طراحي مجدد .

1-4- راه حل : تعريف نيازهاي فني براي فرايندهاي جديد و توسعه جزئيات برنامه اجرايي .

1-5- انتقال : اجراي مهندسي مجدد .

 

2 - متدولوژي مهندسي مجدد فيوري (Furey,1993) :

2-1- تشخيص نيازهاي مشتري و تنظيم اهداف .

2-2- اندازه‌گيري و نقشه‌كردن فرايندهاي موجود .

2-3- تجزيه‌و‌تحليل فرايندهاي موجود .

2-4- الگوبرداري از بهترين عملكرد .

2-5- طراحي فرايندهاي جديد .

2-6- اجراي فرايندهاي باز مهندسي شده.

 

3 - متدولوژي مهندسي مجدد گاها (Guha,1993) :

3-1- چشم‌انداز : به تصوير كشيدن پروژه مهندسي مجدد توسط تعهد مديريت ، تشخيص ، فرصتهاي مهندسي مجدد ، همراستايي با استراتژيهاي كسب‌وكار و تعريفهاي لازم جهت استفاده از فناوري اطلاعات .

3-2- اقدامات اوليه : سازماندهي تيم مهندسي مجدد و تنظيم اهداف عملكرد .

3-3- تشخيص : مستند كردن فرايندهاي موجود و تشخيص شكافها در عملكرد .

3-4- آلترناتيوها : تعريف جايگزينها ، نمونه‌هاي اوليه و انتخاب زير ساختهاي فناوري اطلاعات .

3-5- احيا و نوسازي : اجراي مهندسي مجدد و نصب مولفه‌هاي فناوري اطلاعات و تشخيص ديگر مولفه‌هاي كسب‌وكار .

3-6- مانيتورينگ : تشخيص اندازه‌گيريهاي عملكرد و بهبودهاي مستمر .

 

4 - متدولوژي مهندسي مجدد جوهانسون  (Gohansson,1993):

4-1- كشف : تنظيم استراتژيها و چشم‌انداز براي كسب‌وكار .

4-2- طراحي مجدد : طراحي مجدد كليه فعاليتها ، مهارتها و فرايندها .

4-3- تحقق : تكنيكهاي مديريت تغيير ، سازماندهي تيم مهندسي مجدد ، ارتباطات ، اندازه‌گيري عملكرد و مديريت تغيير .

 

5- متدولوژي مهندسي مجدد پتروزو و استپر (Stepper & Petrozzo,1994) :

5-1- كشف : تشخيص مساله ، تنظيم اهداف ، تشخيص فرايندها براي طراحي مجدد و شكل‌دادن تيم مهندسي مجدد .

5-2- جستجو و جمع‌آوري : تجزيه‌وتحليل فرايند ، مستندسازي ، الگوبرداري و تشخيص نيازهاي فناوري اطلاعات .

5-3- نوآوري و ساخت : تفكر مجدد در خصوص فرايندها .

5-4- سازماندهي مجدد ، آموزش مجدد و ابزارسازي مجدد : اجراي فرايندهاي جديد و آموزش فناوري نوين .

 

6 -  متدولوژي مهندسي مجدد داونپورت و شـــورت(Davenport & Short,1990)  :

6-1- چشم‌انداز : توسعه چشم‌انداز كسب‌وكار و اهداف فرايند .

6-2- تشخيص : تشخيص فرايندهايي كه نياز به طراحي مجدد دارند .

6-3- درك : درك فرايندهاي موجـود و اندازه‌گيري آنها .

6-4- تشخيـص : تشخيص قابليتـها و نيازسنجــيهاي IT .

6-5- طراحي نمونه اوليه : طراحي نمونه اوليه فرايندهاي جديد .

 

7 - متدولوژي مهندسي مجدد هاريسون و پرات (Harrison & Pratt,1993) :

7-1- انتخاب مسير : انتخاب مسير و تنظيم جهت براي تلاشهاي مهندسي مجدد .

7-2- الگوبرداري : تجزيه‌وتحليل فرايندهاي موجود و ارزيابي فرايندها در برابر مشتريان والگوبرداري .

7-3- چشم‌انداز فرايندها : خلق چشم‌انداز براي فرايندهاي آينده .

7-4- حل مساله : تشخيص بهبودهاي انفجاري و شناخت راه‌حل براي حالات مختلف تغيير .
7-5- برنامه‌ريزي : برنامه‌ريزي جامع براي بهبود فرايندها .

7-6-  اجرا : اجراي برنامه‌ريزي مهندسي مجدد .

7-7- بهبود مستمر : بهبود مستمر فرايندها و انعكاس اندازه‌گيري عملكرد .

 

8 - متدولوژي مهندسـي مجدد بارت (Barrett, 1994) :

8-1- دوران نهفتگي : انتخاب اعضاي تيم ، تشخيص بهترين فعاليت و تعريف نيازهاي فناوري اطلاعات .

8-2- تفكر هدفمند : تشخيص فرصتهاي بهبود و راهكارهاي جايگزين طراحي مجدد فرايندها .

8-3- كشف حقيقت : انتخاب روش اجرايي ، انگيزش تيم و تعهد .

8-4- آزمايش و يادگيـري : شروع آزمايش با نمونه‌هاي اوليه فرايندهاي پيشنهاد شده .

 

9 - متــدولوژي مهنــدسي مجدد كتينـــــگر (Kettinger,1997) :

9-1- چشم‌انداز : استقـرار تعهد مديريت و چشم‌انداز ؛ كشف فرصتهاي مهندسي مجدد ؛ تشخيص اهرمهاي فناوري اطلاعات ؛ انتخاب فرايندها براي طراحي مجدد .

9-2- اقدامات اوليه :  اطلاع‌رساني به عناصر سازمان ؛ سازماندهي تيم مهندسي مجدد ؛ برنامه‌ريزي پروژه ؛ تشخيص مشتريان خارجي فرايند ؛ نيازسنجي ؛ تنظيم اهداف عملكرد .

9-3- تشخيص : مستندكردن فرايندهاي موجود ؛ تجزيه‌وتحليل فرايندهاي مجدد .

9-4- طراحي مجدد :  تشخيص و تجزيه‌وتحليل فرايندهاي جديد ؛ تهيه نمونه اوليه و طراحي جزئيات فرايندهاي جديد ؛ طراحي ساختار منابع انساني ؛ طـراحي و تجزيه‌وتحليل سيستمهاي اطلاعاتي .

9-5- نوسازي و احيا :  سازماندهي مجدد قواعد مربوط به منابع انساني ؛ اجراي مولفه‌هاي سيستمهاي اطلاعاتي ؛ آموزش كاربران .

9-6- ارزيابي : ارزيابي عملكرد فرايندها ؛ برنامه‌هاي بهبود مستمر .

 

10 - متدولوژي مهندسي مجدد كوپرز و ليبرند (Coopers & Lybrand,1994) :

10-1- تشخيـص : فرايندهاي فعلي مشخص مي‌شوند .

10-2- مدل كردن فرايندهاي جاري : با مدل كردن فرايندهاي جاري ، نقاط قوت و ضعف آنها مشخص مي‌شود .

10-3- انتخاب : راهكارهاي جايگزين موجود جهت طراحي آزمايـش شده و بهترين آنها انتخاب مـي‌گردد .

10-4- اجرا : فرايندهاي طراحي‌شده به اجرا گذاشته مي‌شوند .

 

11 - متدولوژي مهندسي مجدد تگزاس اينسترومنت  (Texas Instruments):

11-1- آماده سازي .

11-2- درك و تشخيص .

11-3- طراحي مجدد .

11-4- اجرا .

 

12 - متدولوژي مهندسي مجدد راسمن (Ruessemann,1994) :

12-1- تعريف مساله و سازماندهي آن .

12-2- تجزيه‌وتحليل فرايند ، تشخيص و طراحي مجدد .

12-3- اجراي فرايندهاي جديد طراحي‌شده .

 

13 - متـدولـوژي مهندسـي مجـدد كنــدور (Condore) :

13-1- توسعه چشم‌انداز كسب‌وكار و اهداف فرايند .

13-2- درك فرايندهاي موجود .

13-3- تشخيص فرايندها براي طراحي مجدد .

13-4- تشخيص اهرمهاي تغيير (فناوري اطلاعات) .

13-5- بكارگيري فرايندهاي جديد .

13-6- عملياتي كردن فرايندهاي جديد .

13-7- ارزشيابي فرايندهاي جديد .

13-8- بهبود مستمر .

 

14 - متدولوژي مهندسي مجدد ابلنسكي (Obolenesky,1994) :

14-1- بدانيد كه چه مي‌خواهيد : درك نياز و دگرگون كردن ؛ تحليل ذينفعان كليدي و نيازهاي آنان ؛ چارچوبي براي موفقيت .

14-2- برنامه‌ريزي كنيد :  تهيه رئوس برنامه پيشنهادي ؛ فرايند برنامه‌ريزي .

14-3- اجرا كنيـد : تكنيكهاي فني ؛ تكنيكهاي فرهنگي .

14-4- سنجـش و ارزيابي برنامه‌ريزي دگرگوني : كنترل و بازيابي عمليات ؛ كنترل نتايج .

14-5- دستيابي به دگرگوني مداوم : دگرگوني در خود دگرگوني ؛ كنترل نتايج .

 

در گام آتي عواملي را بر خواهيم شمرد كه مي‌توانند مهندسي مجدد را با شكست مواجه نمايند ...

 

 

گام چهل و پنجم

 

چه عواملي شكست مهندسي مجدد را به دنبال دارند ؟

فاكتورهاي منفي بسياري وجود دارند كه در صورتيكه به آنها بها داده شود ، زمينه‌ساز ناكامي مهندسي مجدد خواهند شد ؛ از جمله اين عوامل مي‌توان به موارد ذيل اشاره نمود :

Ø     كوشش براي اصلاح يك فرايند بجاي دگرگون كردن آن ؛ روش هاي توسعه‌اي همواره مطلوب بوده و كمتر با مخالفت روبه‌رو مي‌شوند ولي از سوي ديگر مطمئن‌ترين راه براي شكست در مهندسي مجدد هستند.

Ø     بي‌توجهي به فرايندها .

Ø     بي‌اعتنايي به ارزشها و اعتقادات كاركنان‌ .

Ø     به نتايج مختصر راضي شدن . تجربه نشان داده است كه اصلاحات مقطعي در دراز مدت بي‌تاثير و حتي مخرب هستند  .

Ø     زود تسليم شدن‌ .

Ø     فرهنگ سازماني كنوني و گرايشهاي مديريت ، موانع آغاز مهندسي مجدد هستند .

Ø     انتظار به راه افتادن مهندسي مجدد از پايين سازمان ؛ به دو دليل مهندسي مجدد از پايين سازمان انجام نمي‌شود : نخست اينكه فشار مورد نياز مهندسي مجدد بايد از بالاي سازمان تامين شود ، چراكه كاركنان رده پايين ديدگاه گسترده‌اي درمورد سازمان و مشكلات فرايندهاي آن ندارند . دوم آنكه مديران مياني به دليل ترس از به خطر افتادن توانايي‌ها و نفوذ و اختيارات كنوني ، دست به اينگونه دگرگوني‌ها نمي‌زنند.

Ø     بكارگيري رهبري كه مهندسي مجدد را نمي‌شناسد .

Ø     تنگ‌نظري در تخصيص منابع ؛ تخصيص منابع محدود اين انديشه را نيز در كاركنان تقويت مي‌كند كه مهندسي مجدد مرحله‌اي گذراست.

Ø     كوشش به راضي نگهداشتن همگان ؛ در اجراي مهندسي مجدد خيلي از واحدها منحل شده و شايد پاره‌اي از كاركنان پست خود را از دست بدهند ، لذا كوشش در خشنود كردن همگان بي‌نتيجه خواهد بود .

Ø     عقب‌نشيني در برابر مخالفان تحولات‌ .

Ø     طولاني شدن برنامه ؛ مهندسي مجدد براي همه كاركنان شركت با نگراني همراه است . تجربه نشان مي‌دهد كه زماني حدود دوازده‌ماه بيشترين وقتيست كه سازمان بايد براي طراحي يك طرح جديد و آغاز به پياده‌سازي آن صرف نمايد .

در گام آتي با مهندسي معكوس همراه خواهيم بود ...